A recente disseminação mundial do Novo Coronavírus (“Covid-19”) fez com que a Organização Mundial da Saúde (“OMS”) classificasse a situação como uma Pandemia em 11.03.2020, levando o Governo Federal Brasileiro a declarar o estado de calamidade pública. Essa pandemia tem causado os mais variados impactos na sociedade, com consequências econômicas, políticas, sociais e legais.

Em virtude da Covid-19, a OMS recomendou o isolamento social na tentativa de não colapsar, ainda mais, os sistemas hospitalares dos países. Assim, as atividades corporativas precisaram se adaptar a este novo cenário de adversidades.

Neste momento de tantas incertezas, torna-se essencial a manutenção de um Programa de Integridade eficaz e com aderência por parte dos colaboradores, fornecedores e parceiros para manutenção das atividades corporativas. O Compliance Officer deve, agora mais que nunca, trabalhar com maior interação com os demais departamentos.

Analisaremos abaixo diversos temas corporativos que envolvem o Compliance:

1. Criação de Comitê de Crise

Diante deste cenário, faz-se necessária a criação do Comitê de Crise com a participação de integrantes de diversas áreas da empresa que detenham poder de decisão para avaliação dos riscos em tempos de pandemia.

Uma matriz de riscos bem estruturada auxiliará sobremaneira nesta avaliação, bem como nas medidas a serem adotadas neste momento. Comunicação adequada, decisões embasadas, procedimentos definidos, controle de gastos, alinhamento das equipes, observância à legislação e às regras corporativas nunca foram tão importantes.

Assim, a elaboração do Plano de Contingência deverá considerar os riscos financeiros, reputacionais, trabalhistas, de operações, de segurança e saúde dos colaboradores e sua probabilidade de ocorrência, bem como sua concretização deve pautar-se nas políticas e controles internos já implementados na empresa, adaptando esses instrumentos (sem se olvidar das leis anticorrupção e normas da empresa) para enfrentamento desta crise.

Por fim, cabe ressaltar que não é porque estamos vivendo momentos turbulentos que devemos deixar de lado as alçadas de aprovação existentes na organização. Caso necessário, que se decida conferir aos membros do Comitê de Crise alçadas excepcionais para a tomada rápida de decisões, sempre deixando registrado por escrito todas as medidas que foram adotadas.

• Governança Corporativa

Num momento de tantas adversidades, a Administração deve estar alinhada em relação aos planos a serem adotados pela empresa, garantindo a continuidade dos negócios, adicionando medidas de redução dos impactos sociais negativos resultantes da crise e preservando as melhores práticas de Governança Corporativa. Diretoria e Conselho de Administração precisam reunir-se constantemente para traçar estratégias a serem implementadas a médio e longo prazo que visem mitigar os efeitos da crise, não se esquecendo dos princípios básicos da Governança Corporativa: (i) transparência – divulgação de informações necessárias as partes; (ii) equidade – tratamento justo entre todos os sócios; (iii) prestação de contas – deveres e responsabilidades dos agentes da sociedade; (iv) responsabilidade corporativa – respeitar e zelar pela sociedade, seus valores e sua função social.

O Comitê de Crise juntamente com a Administração deve se estruturar para operar seus negócios diante da pandemia e das restrições impostas pelas autoridades públicas e suas consequências, com respostas rápidas diante do dinamismo das normativas governamentais. Todos os dias há novas regulamentações que devem ser estudadas e, quando cabível diante da realidade fática da Companhia, aplicadas com celeridade.

As empresas que conseguirem realizar suas respectivas atividades colocando em prática esses norteadores, certamente terão melhores resultados. Devemos sempre lembrar que toda crise passa, e quem estiver mais estruturado ganhará vantagem no mercado e as chances de encontrar “esqueletos no armário” reduzirão.

• Contratações com a Administração Pública

A aprovação pelo Senado do decreto que reconhece o estado de calamidade pública em virtude da pandemia causada pela Covid-19 não pode ser uma salvaguarda para que as empresas contratem com a Administração Pública sem observância: (i) das leis que regem a matéria; (ii) da Lei n° 12.846/13 (Lei Anticorrupção) e do Decreto n° 8.420/15; (ii) das normas contidas no Código de Ética e Conduta; e (iii) das políticas e controles internos da empresa. Assim, as empresas que forem contratadas neste momento com dispensa de licitação, nos termos do art. 24 da Lei n° 8.666/93, devem se resguardar por meio de registros, documentos, treinamentos, controles e observância das políticas internas, seguindo os preceitos da Lei em caso de eventual necessidade de comprovação futura mediante Tribunais de Contas, Poder Judiciário e Ministério Público.

• Manutenção do Programa de Compliance

Considerando o momento atual, ter um Programa de Integridade robusto, eficaz e com revisões periódicas é, sem dúvida, essencial para qualquer organização lidar com a instabilidade econômica e com a necessária gestão de novos riscos, diante de tantas incertezas para o futuro.

Assim, é fundamental que as empresas revisem e adequem suas políticas e controles para que não se agrave os efeitos negativos da crise em suas organizações.

Com essa nova realidade, o teletrabalho foi uma opção para muitas empresas continuarem seus negócios e não dispensarem, pelo menos por ora, seus colaboradores. Isso pode fazer com que o Programa de Compliance não seja, neste momento, integralmente respeitado. Faz-se, deste modo, imprescindível, garantir a continuidade, efetividade e solidez do programa, bem como sua aderência pelos colaboradores por meio de treinamentos on line, informativos digitais com as novas orientações a serem seguidas pelos funcionários, reuniõesconstantescom as lideranças das diversas áreas das empresas por meios digitais, disponibilização e acompanhamento das denúncias recebidas, dando-lhes tratamento e breve retorno.

Nesse sentido, os sistemas e as certificações digitais são instrumentos eletrônicos aliados do negócio, uma vez que garantem autenticidade aos documentos para a realização de transações e envio de documentos em tempos que se impõe restrições à circulação de pessoas.

Impende destacar que as atualizações legislativas devem ser acompanhadas de perto pela área de Compliance de forma a revisar, sempre que necessário, a matriz de riscos, adaptando as políticas e controles da empresa à nova realidade, mantendo os colaboradores constantemente informados sobre essas alterações.

Ainda, o papel da alta Administração diante da pandemia deve ser de constante exemplo aos funcionários, acessível e colaborativo com o Comitê de Crise e o Compliance Officer. Tanto o Comitê quanto a área de Compliance serão norteadores para as tomadas de decisões emergenciais de forma rápida e eficiente para os negócios, devendo sempre avaliar os novos riscos, monitorar o Plano de Contingência, informar aos funcionários sobre as novas rotinas de trabalho, verificar fatos e informações para evitar disseminação de Fake News na organização, divulgar novas ações da empresa aos parceiros e fornecedores, observando sempre as diretrizes e o Código de Ética e Conduta da empresa. 

As organizações devem também atentar-se aos casos de fraudes, corrupção, lavagem de dinheiro em um cenário no qual haverá muitas contratações com o Poder Público com dispensa dos procedimentos licitatórios, lançando mão de controles e procedimentos para evitar a ocorrência de atos ilegais.

A observância às regras de higienização e cuidados para evitar a disseminação da Covid-19 devem também estar no radar do Compliance Officer, devendo ser divulgadas constantemente orientações aos funcionários, parceiros e fornecedores.

• Considerações Finais

Com a adoção destas várias medidas por parte das organizações, espera-se, mesmo com este cenário desfavorável, que as empresas consigam superar esta crise, sendo a criação do Comitê de Crise, a manutenção e o constante monitoramento do Programa de Integridade e as práticas da boa governança eficaz para: (i) minimizar os efeitos negativos da crise, (ii) lidar com eventuais questões reputacionais; (iii) evitar e/ou reduzir os impactos financeiros com consequente aplicação de multas e penalidades por prática de atos ilegais; e, ainda, (iv) apresentar-se como uma vantagem competitiva para que o negócio continue em evidência e em funcionamento, mesmo com restrições.

Nós do ALFM Advogados estamos sempre atualizados e à disposição para auxiliar as organizações neste momento de adversidades.