É um processo natural para qualquer empresa, seja no início ou durante o seu crescimento, que seus gestores procurem estruturar os mais diversos setores, como o administrativo, de recursos humanos, contabilidade, estoque, jurídico, etc.
Todos esses setores ajudam a conduzir uma empresa, e quando organizados da forma correta, são ferramentas poderosas de economia de recursos.
Mas e a gestão de contencioso? Você sabe o que é? Como aplicar na sua empresa e como esse tipo de gestão pode ajudar a organizar melhor os seus recursos?
Ficou interessado? Então continua aqui que a gente te explica!
O que é contencioso?
Contencioso é um termo jurídico utilizado para se referir às demandas que resultam, ou podem resultar, em contestação ou discussão, seja por via judicial ou administrativa de um determinado fato.
Vamos explicar melhor. Pressuponha uma demissão ocorrida na sua empresa. A demissão é um fato, certo? Este fato envolve pelo menos duas partes: o empregado e o empregador. Se uma das partes (neste caso normalmente o empregado) resolve discutir a demissão (o fato) e a outra parte (o empregador) contestar, temos então o contencioso.
Normalmente essa discussão sofre intervenção do Estado. O que ocorre é que uma das partes busca o judiciário ou algum órgão administrativo dependendo do caso, para ver solucionada essa demanda.
Observe o gráfico que ilustra o contencioso a seguir:
Agora, você sabe por que o contencioso pode influenciar na administração da sua empresa? Porque via de regra o contencioso resulta na alocação de recursos financeiros.
Quais são os tipos de contencioso?
Qualquer demanda pode gerar um contencioso. Em geral, dentro de uma empresa, as demandas mais comuns estão dentro das esferas cível e trabalhista.
A título de exemplo, podem ser as ações de cobrança, ações de direito do consumidor, ações trabalhistas, entre muitas outras.
Essas ações podem ser individuais, quando afetam um indivíduo em particular, ou em massa, quando um erro ou deslize acaba atingindo várias pessoas ao mesmo tempo, como por exemplo um produto que foi ao mercado com um determinado defeito e causa prejuízo a diversos consumidores.
Muitas vezes essa empresa só se dará conta do defeito no produto, quando um ou mais consumidores der início à uma reclamação.
Quer ver outro exemplo? Imagine uma empresa que precisou fazer uma demissão em massa. Por algum motivo o setor de contabilidade deixou de incluir nos cálculos de rescisão um valor de insalubridade a estes empregados. A empresa começa a sofrer diversas ações trabalhistas. É possível prever essas ações e quanto elas irão custar? Sim! Através da gestão de contencioso.
Por que fazer a gestão de contencioso?
A verdade é que ninguém está livre de sofrer uma ação judicial ou em algum momento se deparar com algum litígio. Quando falamos de empresas, que estão todos os dias se relacionando com consumidores, fornecedores, sócios e empregados, este risco é ainda maior.
Ao gerenciar as demandas de contencioso é possível se preparar melhor para essas situações. Uma dos maiores benefícios desse tipo de gestão é poder literalmente separar um valor para cobrir os custos de contenciosos, evitando ter que tirar esses recursos de outros setores posteriormente. Em outras palavras, é possível que o setor financeiro ou de contabilidade crie um fundo para cobrir despesas com ações judiciais, caso elas aconteçam.
E, é a partir do gerenciamento de contencioso que se poderá estimar com mais precisão qual será essa quantia.
Além da alocação de recursos, a partir da análise do contencioso, a empresa poderá formular estratégias com caráter preventivo, como por exemplo, quando se busca evitar litígios desnecessários, ou seja, que não terão chance de êxito. Assim, pode-se entender a origem dessas demandas para corrigir o problema antes mesmo do litígio ter início, tudo para evitar gastos ainda maiores.
Contudo, não é apenas da questão financeira que os empresários podem se beneficiar ao controlar o contencioso. Outra grande vantagem está relacionada à imagem dessas empresas, uma vez que processos judiciais podem ser extremamente longos e desgastantes, fato que influencia diretamente na reputação e nas atividades comerciais.
Quem é responsável por essa gestão?
Todo processo de gestão de contencioso envolve a empresa como um todo. Mas alguns setores, desenvolvem um papel mais importante de acordo com o tipo de gestão que se está aplicando ao negócio.
No caso da gestão de contencioso, um dos setores primordiais, é o setor jurídico. Isso pode se dar de forma interna com a constituição de um setor jurídico próprio dentro da empresa, ou externa pela contratação de um escritório ou profissionais especializados que farão esse gerenciamento.
No entanto, é importante observar, que tanto para um como para outro, o jurídico não seja apenas um mero observador e aplicador de leis, mas que tenha um entendimento amplo do seu negócio e esteja alinhado às atividades comerciais do seu cliente.
Cada vez mais são exigidos dos profissionais do direito um amplo conhecimento das áreas que pretendem atuar. Então tenha em mente, que para ter um gerenciamento eficiente, você precisará encontrar um profissional que detenha conhecimentos da área de direito, administração, gestão, financeira e contábil, por exemplo.
Essa é uma área relativamente nova, mas já existem muitos profissionais especializados para prestar este tipo de auxílio. Nós, da Alves Ferreira & Mesquita Advogados somos uma equipe especializada nessa área e buscamos sempre a integração com nossos clientes a fim de gerar resultados mais eficientes.
Pra quem é indicada?
O processo de gestão de contencioso é indicado para qualquer empresa, pois sendo grande ou pequena todas estão sujeitas a sofrer com demandas judiciais.
O empresário deve avaliar o custo-benefício de manter um setor jurídico interno ou externo e a necessidade da realização de auditorias internas e externas, que trarão mais eficácia na administração de seu negócio.
Todas as empresas podem se beneficiar da gestão de contencioso e de uma advocacia consultiva. A diferença é que na gestão de contencioso, além de uma advocacia consultiva, o jurídico estará apto a realizar ações integradas com os demais setores da empresa, tornando a gestão em geral muito mais eficiente.
O que envolve uma gestão de contencioso?
Bom, já explicamos que a gestão de contencioso envolve o setor jurídico com os demais setores de uma empresa. Mas como se dá essa gestão?
A gestão de contencioso vai muito além da análise de decisões e defesa nos processos judiciais. Vamos listar aqui, algumas das medidas ou diretrizes adotadas pelos profissionais que realizam este tipo de atendimento.
Engajamento com o negócio
Conforme falamos, o profissional designado para a gestão de contencioso não deve ser um mero aplicador do direito, ele deve estar alinhado com a cultura da empresa para qual irá trabalhar, é disso que se trata o engajamento com o negócio. Não pensar apenas em controlar os processos que a empresa responde, no gerenciamento de prazos, petições e audiências, mas ter uma visão ampla de como esses processos podem afetar a empresa.
Entrega de resultados
Este item também está relacionado ao engajamento com o negócio. O advogado não deve pensar só em cumprir o seu dever como advogado e manejar os processos, mas buscar soluções alternativas para desburocratizar e simplificar procedimentos, encontrar pontos fracos da empresa, revisar contratos, orientar negócios e evitar os litígios.
Não esperar para agir
Ao se dar conta que a empresa pode ser alvo de ações judiciais, o gestor pode sugerir a reparação do erro antes mesmo de uma ação judicial ser proposta. No nosso exemplo lá do início, caso tenha sido constatada a distribuição de um produto com defeito, a empresa pode efetuar o recolhimento e propor a troca aos consumidores antes que ações judiciais sejam iniciadas. O gestor de contencioso pode auxiliar nesses acordos a fim de evitar que essas demandas sejam protocoladas no futuro e causem prejuízos ainda maiores.
Refinamento no controle e análise de riscos
Um dos maiores desafios para os juristas sempre foi tentar prever o resultado de uma ação. Não é possível fazer isso com exatidão, pois sempre envolverá um terceiro fator que é a cabeça do julgador (juiz, árbitro, conciliador). Porém, com o refinamento do controle de informações fica mais fácil fazer uma análise de demandas e gerir seus possíveis riscos. Em outras palavras, quanto mais informações coletadas e compiladas, melhor as chances de saber quando se terá êxito em um processo ou não.
Controle de contingência
Este tipo de controle é o que ajudará a determinar quanto a empresa está gastando ou irá gastar com ações judiciais. É a partir desse controle que se pode pensar na disponibilização de orçamento para cobrir despesas como custas processuais, honorários periciais, contratação de assistentes técnicos, fechamento de acordos, etc.
Estudo de caso e desenvolvimento de tese jurídica
Em combinação com o refinamento no controle e análise de riscos, podem ser desenvolvidas novas teses jurídicas que farão valer a pena a discussão judicial de determinados casos. Apesar de serem muitos bem vindos, nem sempre os acordos ou composições extrajudiciais são a melhor solução.
Prestação de contas e emissão de relatórios
Com todas as outras ferramentas citadas acima, o gestor será capaz de emitir relatórios com informações concretas que podem solidificar as políticas da empresa. Um relatório feito pela gestão de contencioso pode orientar a tomada de decisões nos mais diversos setores dentro de uma empresa, influenciando na gestão financeira, gestão de recursos humanos, gestão de pessoas, gestão de clientes e gestão de riscos, por exemplo.
Passo a passo para uma gestão de contencioso eficiente
O primeiro e mais importante passo é a coleta de informações. O item anterior que trata das diretrizes da gestão de contencioso já nos dá uma boa visão de como esse processo funciona.
Esse passo inclui fazer um levantamento de quantas ações judiciais ativas existem em nome da empresa, quais são essas ações e quais as principais demandas envolvidas. Veja, que nem sempre o problema será gerado por um cliente ou um funcionário. Às vezes, pode estar relacionado a forma como os contratos com os fornecedores vêm sendo realizados que estão causando prejuízos e desgastes à empresa.
Feito o levantamento e identificado o problema, o segundo passo é buscar as soluções mais adequadas: buscar acordos, mudar contratos, ou seguir com as ações judiciais.
Entre o segundo e o terceiro passo, é ideal que se proponha ações preventivas, tendo em mente como evitar que essas demandas possam vir a ocorrer no futuro.
Por fim, deve-se manter esses dados atualizados e estar preparado, pois nem sempre ações judiciais podem ser evitadas. Nesse caso, provisionar recursos e ter uma equipe qualificada para atuar na defesa da sua empresa, pode evitar que uma demanda venha a causar maiores prejuízos.
É possível apurar áreas internas ofensoras em contencioso?
Sim! Essa é na verdade uma das principais funções do gerenciamento de contencioso. Quando se faz a análise de dados é possível constatar onde estão as maiores deficiências de uma empresa.
Por exemplo, se a maior parte das ações judiciais de uma empresa são de demandas trabalhistas, é sinal de que há alguma deficiência no setor contábil ou de recursos humanos.
Se há uma grande demanda na reclamações relativas à produtos ou serviços, pode estar havendo algum defeito na linha de produção ou deficiência no atendimento.
Isso pode variar de acordo com a empresa e o tipo de negócio. O importante é que independente disso, o gerenciamento de conteúdo pode ser uma ferramenta poderosa de gestão.
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